Heb je een webshop waaraan Mollie als betaaldienst is gekoppeld? Gebruik je Moneybird voor je administratie? En gaat het nog wel eens mis met de verwerking van Mollie betalingen in Moneybird? Goed nieuws, je kunt jouw webshop koppelen aan Moneybird en Mollie betalingen automatisch laten verwerken. Benieuwd hoe dit werkt? Lees dan verder.
Betalen via Mollie
Mollie is een betaalprovider voor webshops en andere organisaties. Mollie regelt alleen de betaling tussen de webshop en de klant. Betalen kan via verschillende betaalmethodes, waaronder iDEAL, creditcard, PayPal, Apple Pay, Klarna, SEPA overboeking, Sofort, Bancontact en SEPA incasso.
Webshop koppelen aan Moneybird
Webshops zoals WooCommerce, LightSpeed, Shopify, Mijnwebwinkel, Magento, Autorespond en Plug & Pay kunnen direct gekoppeld worden aan Moneybird. Als klanten een bestelling plaatsen in jouw shop is het handig als er direct online betaald kan worden en er automatisch een verkoopfactuur wordt aangemaakt. Mollie wordt veel gebruikt om webshopbetalingen mogelijk te maken. De bestellingen, facturen en betalingen zijn een belangrijk onderdeel van je financiële administratie.
Door je webshop te koppelen aan Moneybird, kun je facturen en contactinformatie automatisch overnemen in je administratie. Zo kun je de administratie automatiseren. Dit scheelt veel werk en zorgt voor een goed inzicht in de financiën van je bedrijf. Koppelingen tussen Moneybird en webshops worden aangeboden door partners van Moneybird.
Afhankelijk van de aanbieder is het mogelijk om klanten na aankoop de Moneybird factuur te sturen i.p.v. de webshop factuur. Je kunt er ook voor kiezen de webshop factuur te sturen en automatisch een factuur aan te laten maken in jouw Moneybird administratie. Deze factuur wordt dan op ‘handmatig versturen’ gezet en krijgt de status ‘Betaald’. De klant ontvangt deze Moneybird factuur dus niet.
Houdt er wel rekening mee dat het koppelen van je webshop niet altijd handig is voor het verwerken van de betalingen. Zolang de uitbetalingen geautomatiseerd verwerkt kunnen worden, zoals bij WooCommerce het geval is, werkt de koppeling prima. Bij andere webshops moeten de facturen handmatig verwerkt worden, omdat aan de betaling niet de juiste gegevens meegegeven worden. In dit geval is een koppeling dus niet handig en biedt een MT940 bestand van Mollie uitkomst. Je kunt dan makkelijker zien welke facturen zijn geïncasseerd. Als met het MT940 bestand nog niet duidelijk te zien is om welke facturen het gaat, dan kun je beter geen koppeling maken. Je kunt dan beter kiezen voor het inboeken van een verzamelfactuur voor de omzet van je webshop.
Mollie koppelen aan Moneybird
Voor het automatisch verwerken van Mollie-uitbetalingen kun je een koppeling maken tussen Moneybird en Mollie via Mollie Connect. Hiermee geef je Moneybird toestemming om (op een geautomatiseerde manier) acties uit te voeren in je Mollie omgeving, bijvoorbeeld voor het aanmaken van een betaling. De verkoopfactuur krijgt na betaling direct de status ‘Betaald’ in je Moneybird administratie en wordt automatisch aan de Mollie-uitbetaling gekoppeld. Via de koppeling kan Moneybird informatie opvragen bij Mollie over welke facturen bij een Mollie-uitbetaling horen en ook de inkoopfactuur van Mollie met de transactiekosten wordt automatisch toegevoegd aan je administratie.
De transactiekosten bij elke uitbetaling worden aan het einde van de maand door Mollie aan jou gefactureerd. Maar bij iedere uitbetaling (je kunt hierbij kiezen voor dagelijks, wekelijks, 2 keer per week, 2 keer per maand of maandelijks) worden de transactiekosten al ingehouden. Als de facturen in Moneybird zijn aangemaakt (d.m.v. de koppeling) worden de betalingen automatisch gekoppeld aan de verkoopfacturen en de maandelijkse inkoopfactuur met de betaaldienstkosten. Als de facturen via de webshop in Moneybird terechtkomen wordt het een ander en iets ingewikkelder verhaal. Is dit bij jou het geval. Neem dan even contact met ons op voor meer informatie.
Check, check, dubbel check
Controleer altijd of de uitbetalingen goed verwerkt worden. Soms blijven er bedragen openstaan of staan verkoopfacturen nog open, terwijl ze wel betaald zijn. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat er terugbetalingen zijn gedaan of doordat de betaling via PayPal is gedaan. Controleer dit altijd goed, want een onjuiste verwerking heeft ook invloed op jouw omzet.
Heb je een webshop en wil je deze koppelen aan Moneybird? Of heb je al een koppeling met Moneybird, maar loopt het nog niet helemaal lekker? Of heb je een webshop, maar nog geen Moneybird en wil je meer weten over dit boekhoudprogramma? Neem dan contact met ons op. We bespreken graag de mogelijkheden om jouw administratie te optimaliseren en zoveel mogelijk te automatiseren.