Je bent ooit gestart met je eigen bedrijf om te doen wat jij echt leuk vindt. Maar je hebt het te druk met allerlei randzaken zodat je niet altijd bezig kan zijn met jouw klanten, je niet kan focussen op groei of weinig tijd hebt voor je gezin en vrienden. Je hebt daarom een VA ingeschakeld die jou helpt bij de dagelijkse administratie en social media activiteiten. Toch ben je nog veel tijd kwijt aan het managen van alles en je wilt nu toch echt aan je bedrijf gaan werken. Je wilt strategisch groeien en je hebt hierbij deskundigheid nodig. Dan is een virtueel team de oplossing.
De laatste jaren is de opmars van de virtueel assistent (VA) niet ongemerkt gebleven. Steeds meer ondernemers werken samen met een VA. De laatste tijd krijgen we ook steeds meer vraag naar het werken met een virtueel team, maar wat is een virtueel team eigenlijk? Een virtueel team is een groep zelfstandig professionals met hun eigen expertise die op afstand samenwerken. Deze teamleden werken vanuit huis, kantoor of flexwerkplek ergens in Nederland of het buitenland.
De voordelen van werken met een team
Ieder team heeft een virtueel manager die op strategisch en tactisch niveau (mee)denkt en werkt en het team managet. Je kunt zelf een team samenstellen door verschillende werkzaamheden aan verschillende VA’s uit te besteden. Zo ontstaat een team een groeit een team steeds verder. Je kunt ook kiezen voor een kant en klaar team. Deze teamleden zijn op elkaar ingespeeld en kunnen vaak snel aan de slag.
Het grootste verschil tussen het werken met één VA en het werken met een virtueel team is dat je niet werkt met één persoon die alle taken voor je oppakt. Met het team kun je voor elke taak de juiste expert inzetten. Je kunt hierbij denken aan een online marketeer voor het online aan de man brengen van jouw producten of diensten. Een copywriter voor het schrijven van jouw teksten en een web developer voor het bouwen en beheren van jouw website. Een team hoeft niet groot te zijn. Afhankelijk hoe processen zijn ingericht en wat je aanbod is kun je soms volstaan met een team van 3 personen.
De voordelen op een rij:
- Je hebt 1 aanspreekpunt, dus kunt gemakkelijk communiceren;
- Teamleden vervangen elkaar bij ziekte of vakantie;
- Alles uitbesteden wat je wilt;
- Je gaat meer omzet en meer winst maken;
- Je kunt weer aan je bedrijf werken;
- Minder stress en je krijgt meer ruimte om na te denken.
Naarmate je onderneming groeit ga je merken dat je steeds minder instructies gaat geven op detailniveau aan het team. De virtueel manager stuurt het team aan en zorgt voor de communicatie en organisatie en jij gaat je steeds meer richten op jouw doelen en visie. Door samen te werken met een team merk je al snel dat je veel productiever wordt en tijd overhoudt voor de groei van je bedrijf en andere (leuke) zaken.
De juiste tools gebruiken
Samenwerken met een virtueel team brengt ook uitdagingen met zich mee. De teamleden zien elkaar niet op kantoor dus alles valt of staat met communicatie. We zijn geneigd voor ieder wissewasje een mailtje te sturen, maar hierdoor ontstaat er al snel chaos en worden taken niet of niet goed opgepakt. Wij adviseren daarom gebruik te maken van een andere communicatietool voor de interne communicatie. Wij maken graag gebruik van Trello of Slack.
Trello is een gratis webbased projectmanagementtool waarmee je orde in zo’n beetje iedere chaos kunt scheppen. De betaalde versie biedt meer mogelijkheden. Trello werkt als een soort prikbord en op dat prikbord kun je weer aparte borden maken, bijv. ‘To do’, ‘Doning’ en ‘Done’. De taken of activiteiten worden vervolgens in één van de borden geplaatst als aparte lijstjes. Hieraan kun je ook weer bestanden en links koppelen, zodat je alles in een overzicht hebt.
Slack is een zakelijk communicatieplatform, te koppelen met vele apps. Het maakt directe 1-op-1 gesprekken mogelijk, maar ook gesprekken met meerder deelnemers. Je kan eenvoudig kanalen aanmaken voor onderverdelingen in je team of specifieke projecten. Je kunt ook Trello kaarten aanvullen met Slack gesprekken en andersom. Superhandig!
Krachten bundelen
Door de krachten van meerdere experts te bundelen in een team, word je volledig ontzorgd. Begrijpen waarom dingen gaan zoals ze gaan, meedenken en zorgen dat je echt verder geholpen bent dat is waar het om draait. Soms kan het erg fijn zijn als er iemand met je meedenkt. Iemand met een andere kijk op dingen, waardoor jij net weer dat stapje verder kunt zetten dan waarop je nu blijft hangen. Als je aan het eind van het jaar ziet dat je doelen behaald zijn kun je door met groeien!