Is je mailbox regelmatig een chaos? Voel je je een slaaf van je mail en ben je er veel tijd aan kwijt? Krijg je een gestrest gevoel van de mails die continue binnenstromen? Met deze tips maak je je mailbeheer een stuk gemakkelijker.
Tip 1: Werk alleen de e-mails die je binnen twee minuten kan afhandelen direct af en plan voor de e-mails andere mails een moment in je agenda.
Meestal open je je mailbox om even iets op te zoeken, of een paar mailtjes te beantwoorden. Maar voor je het weet ben je 3 uur verder en heb je slecht een paar mails behandeld. De mailbox zuigt je naar binnen en slokt je tijd op. Bijna alle ondernemers krijgen hiermee te maken. Planning is key! Open je mailbox, scan de e-mails. Kan je hem binnen twee minuten beantwoorden of afhandelen? Doen! Vraagt het meer van je? Moet je iets uitzoeken of volgt er uit de mail een actie? Plan dan direct een moment in je agenda. Op deze manier blijft je mailbox up-to-date.
Tip 2: Verminder afleiding! Sluit je mailbox volledig af als je andere taken aan het doen bent, op die manier wordt je niet afgeleid
Vaak ben je aan het werk aan een taak als je een e-mail ziet binnenkomen. De e-mail trekt je aandacht, je klikt er even op om te kijken wat de desbetreffende klant je toestuurt. Voor je het weet ben je een half uur verder en de taak waar je mee bezig was is blijven liggen. Dit werkt niet efficiënt. Sluit je mailbox dus af als je een bepaalde taak gaat uitvoeren. Op die manier kan je geconcentreerd en efficiënt werken.
Tip 3: Zorg dat e-mails waarin jij in de CC staat in een aparte map terecht komen. Zorg daarnaast dat e-mails die je interessant vindt, maar waar je niet direct iets mee hoeft in een aparte map terecht komen. Plan wekelijks een moment in om deze mappen door te lezen.
“Automatische filters in je mailbox: een inbox waarin alleen de e-mails staan die echt belangrijk zijn!”
Veel mails die we ontvangen zijn niet héél belangrijk, maar ontvang je slechts ter info. Meestal wordt je bij deze mails in de CC gezet. Deze mails kun je makkelijk op een ander, het liefst ingepland moment, doornemen. Door te zorgen dat deze mails in een andere map terecht komen ontploft je mailbox minder snel, wat weer zorgt voor meer rust. Hoe doe je dit? 
Mails waarbij jij in de CC staat automatisch in een andere map laten komen:
- Maak een map ‘CC map’ aan in je mailbox.
- Ga naar ‘Regels en waarschuwingen beheren’ (Outlook 2021: in tabblad ‘Bestand’, Outlook 2020: in tabblad ‘Start’ in het midden van het scherm) en klik op ‘Nieuwe regel’.
- Klik op ‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang’.
- Vink ‘met mijn naam in het vak CC’ aan.
- Klik op ‘Volgende’ en vink het vakje ‘verplaats het bericht naar naam map’ aan.
- Klik dan in het onderste venster op ‘naam map’, selecteer in de mappenlijst jouw ‘CC map’.
- Klik op ‘OK’.
Naast CC’s ontvang je vaak ook nieuwsbrieven en andere minder belangrijke mails. Soms wil je deze mails lezen, bijvoorbeeld om op de hoogte te blijven of geïnspireerd te raken. Maar je wilt je niet elke keer als je je inbox opent overweldigd te voelen door de hoeveelheid nieuwe mails. Je kunt ook mails van bepaalde afzenders in een aparte map laten plaatsen. Dit doe je als volgt:
- Creëer een map in je outlook, bijvoorbeeld direct onder je mailadres of direct onder je inbox.
- Identificeer e-mails van afzenders die niet belangrijk zijn, maar je wellicht wel op een later moment wilt lezen. Dit doe je door op de desbetreffende mail te klikken met je rechtermuisknop en te navigeren naar ‘Regels’. Je klikt dan op ‘Berichten van …… altijd verplaatsen’ en selecteer de map die je daarvoor hebt aangemaakt.
- Mails van deze afzender zullen dus automatisch in de desbetreffende map terecht komen.
Tip 4: Werk snel door handige functionaliteiten in Outlook, bijvoorbeeld door standaard mails en het gebruik van sneltoetsen.
Hoe vaak stuur jij dezelfde soort mails? Wist je dat je in outlook op een aantal manieren standaard teksten aan kan maken die je met een aantal klikken in een mail plakt? Dat kan op een aantal verschillende manieren:
– Zet een aantal standaard teksten in de ‘Handtekening’ functie.
– Gebruik de functie ‘Snelonderdelen’.
– Gebruik de functie ‘Sjablonen’.
Handtekening functie gebruiken:
- Open een nieuwe email.
- Klik in de navigatiebalk op de handtekening functie.
- Klik op ‘Handtekeningen’
- Klik op ‘Nieuw’, geef de handtekening een naam en maak in het handtekening bewerken vak het standaard mailtje dat je wil gebruiken.
- Selecteer ‘Opslaan’ en ‘OK’ wanneer je klaar bent.
- Wanneer de standaard mail eenmaal is ingesteld is de handtekening functie makkelijk te gebruiken. Je opent een nieuwe mail, klikt in de navigatiebalk op de handtekeningfunctie en selecteert in het dropdown menu de juiste mail aan. Versturen maar!
Tip: maak de standaard mail in de handtekening functie helemaal compleet, inclusief handtekening. Je kan je standaard handtekening namelijk niet nog los selecteren.
Let op: eventuele bijlagen moet je los toevoegen
Snelonderdelen functie gebruiken:
- Open Outlook en open een nieuwe email.
- Typ de tekst die je vaak gebruikt of wilt standaardiseren in je nieuwe email.
- Selecteer het stuk tekst.
- Klik op tabblad ‘Invoegen’ ga naar ‘Snelonderdelen’. Klik op ‘Selectie opslaan in galerie Snelonderdelen’.
- Geef de mail een korte en unieke naam. De andere instellingen hoef je niet te wijzigen, maar kunnen handig zijn als je veel verschillende standaard e-mails gaat maken.
- Maak een nieuwe email, klik in het tekstveld en voeg de tekst toe door in tabblad ‘Invoegen’ te klikken op ‘Snelonderdelen’ en daar het door jou gemaakte onderdeel aan te klikken.
- Een snelle manier om je standaard mail te gebruiken is door de naam die je je snelonderdeel hebt gegeven te typen en dan op F3 te klikken.
Voordeel: je meerdere onderdelen aanmaken en gebruiken in één mail. Daarnaast kun je ook je standaard handtekening nog gebruiken
Let op: eventuele bijlagen moet je los toevoegen
Sjablonen functie gebruiken:
- Klik in het menu ‘Start’ op ‘Nieuwe email’.
- Voer de gewenste inhoud in het hoofdtekstgedeelte in, voeg eventueel bijlages toe of zet contactpersonen in de CC/BCC.
- Klik in het berichtvenster op ‘Bestand’ en ‘Opslaan als’.
- Typ in het vak ‘Bestandsnaam’ een naam voor je sjabloon.
- Klik op het pijltje naar beneden in het vak ‘Opslaan als’ (onder de bestandsnaam) en selecteer ‘Outlook-sjabloon’.
- Klik op ‘Opslaan’.
Voordeel: je kunt ook een sjabloon opslaan met een bijlage, contacten in de CC/BCC
De sjablonenfunctie gebruiken doe je als volgt:
- Klik bij ‘Nieuwe email’ het pijltje naar beneden en selecteer bij ‘Meer items’ ‘Formulier kiezen.’.
- Selecteer bij ‘Zoeken in’ > ‘Gebruikerssjablonen in bestandssysteem’
- Selecteer het juiste sjabloon en klik op ‘Openen’.
Algemene sneltoetsen Outlook
– Ctrl+Shift+M= Een nieuw bericht maken.
– CTRL+Shift+A= Een afspraak maken.
– CTRL+N= Nieuw afspraak (als je in agenda zit), nieuwe mail (als je in mail zit), Nieuwe taak (als je in taken zit)
– CTRL+1=Ga naar E-mail
– CTRL+2=Ga naar Agenda.
– CTRL+M=Controleren op nieuwe berichten.
– CTRL+Shift+Q=Een vergaderverzoek maken.
Sneltoetsen voor Outlook Agenda
– Snel bij de juiste datum komen: CTRL + G > vul de datum in en je bent direct in de juiste maand en op de juiste dag (zonder 6 keer op de pijltjes bij de maand te klikken).
– CTRL+T= terug naar vandaag in je agenda.
Wil je meer rust en heb je interesse in het uitbesteden van een deel van je werkzaamheden? We zitten vol energie en stropen onze mouwen graag voor jou op! Of het nu een grote of kleine klus is, een standaard aantal uur per week of dat je iemand zoekt op flexibele basis; wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op voor meer informatie.