Hoe voorkom je dat je taken vergeet?

Checklists kunnen je helpen om je tijd effectief in te delen en je productiviteit te verhogen.

Je kent het vast wel, je hebt een hele dag gewerkt maar je hebt na afloop het gevoel dat je nu nog meer te doen hebt dan toen je ’s morgens begon. Of erger, je bent belangrijke zaken vergeten. Checklists kunnen je hierbij helpen. We zetten wat tips om met checklists te werken voor je op een rijtje.

Checklists kunnen je helpen om je tijd effectief in te delen en je productiviteit te verhogen. Zorgen ervoor dat je niets vergeet en geven je na afloop een opgeruimd en goed gevoel.

Taken

Voordat je een goede checklist kunt maken is het goed om vast te stellen waar je allemaal mee bezig bent op een werkdag en wat er van je verwacht wordt. Wat zijn je taken en hoelang ben je met bepaalde taken bezig, of verwacht je bezig te zijn? Schrijf dit voor je uit. Door al deze taken op te schrijven maak je voor jezelf concreet wat er van je verwacht wordt.

Planning

Vervolgens kun je aan de slag met het maken van een planning. Je kunt kiezen om een dag- of weekplanning te maken. Maak hierbij onderscheid tussen urgente en minder urgente taken. Ondanks je planning kun je altijd gestoord worden door klanten, collega’s  of andere belangrijke zaken. Probeer daarom ook voor dit soort momenten ruimte in je planning te houden. Nu kun je per dag een to-do-list maken met daarop de taken die je die dag in ieder geval gedaan wilt hebben.

Evaluatie

Om er achter te komen of je planning realistisch was is het goed om de planning achteraf te evalueren en vervolgens bij te stellen. Ben je aan alle taken toegekomen of heb je nog veel taken openstaan? Je kunt dan eenvoudig beoordelen of je te weinig tijd aan bepaalde taken hebt toegekend of juist te veel.

Apps

Je kunt ervoor kiezen om een checklist op papier te maken, als je nog van de ouderwetse lijstjes bent. Maar je kunt ook prima een app gebruiken. Het is fijn als je je checklists kunt opslaan en vaker kunt gebruiken. Bij de volgende apps kan dit:

  • Wunderlist
    Op Wunderlist kun je gemakkelijk takenlijsten maken en bijhouden. Je kunt je takenlijsten publiceren om genodigden mee te laten kijken. Anderen hebben de mogelijkheid om opmerkingen bij taken toe te voegen. Daarnaast kunnen zij ook taken aanmaken waarin ze jou kunnen toevoegen. Deze app kun je gebruiken op al je apparaten zoals je laptop, tablet en mobiele telefoon die vervolgens met elkaar synchroniseren zodat je nooit meer iets vergeet.
  • OneNote
    Met OneNote kun je eenvoudig notities, handgeschreven of getypt en afbeeldingen per notitieblok opslaan. Daarnaast kun je heel goed een to-do-list aanleggen. Je kunt het ook installeren op al je apparaten. Delen met vrienden, familie of collega’s maakt deze app echt super functioneel.
  • Evernote
    Evernote is een app waar je naast het maken van to-do-lists ook notities, projecten en andere ideeën kan verzamelen. Deze app kun je net als eerder genoemden installeren op al je apparaten. Zo heb je altijd al je notities en checklists bij de hand.
  • Checklist.com
    Je kunt hier kiezen voor bestaande templates met veel voorkomende taken. Daarnaast kun je deadlines instellen en gemakkelijk taken delen met vrienden, familieleden en collega’s. In deze app kun je ook gemakkelijk instellen welke taken het belangrijkst zijn voor die week.

Wij gebruiken zelf graag OneNote voor onze to do’s en Trello voor checklists en planning, maar er is keuze genoeg.  Mocht je na het lezen van deze blog nog steeds met je handen in het haar zitten. Wij helpen je graag om orde in jouw chaos te scheppen 😉

Deel dit artikel