Regelmatig krijgen wij vragen over automatiseren. Wat kun je automatiseren? En hoe bepaal je wat je wilt gaan automatiseren? In deze blogpost leggen we het uit.
Automatiseren en standaardiseren maakt dat je je werk sneller kunt doen. Taken waar je normaal enige tijd mee bezig bent, gaan twee keer zo snel of zelfs helemaal automatisch. Taken die je het beste kunt automatiseren zijn taken die:
1. Regelmatig terugkomen
Het spreekt natuurlijk voor zich: het liefst automatiseer je taken die je vaak herhaalt. Er gaat wat tijd en soms geld zitten in het inrichten van een automatisering. Dan wil je dat deze investering ook terugverdiend wordt. Bedenk dus voor jezelf, welke taken doe je elke dag, week of maand?
2. Eenvoudig samen te voegen zijn
Zijn er standaard werkzaamheden die samen te voegen zijn? Of zijn er werkzaamheden die je makkelijk kunt overdragen? Bijvoorbeeld het versturen van facturen, het inplannen van afspraken met klanten of het maken en posten van socialmedia posts. Als dit het geval is, dan is het zinvol uit te zoeken hoe je deze taken zoveel mogelijk kunt standaardiseren en automatiseren. Bijvoorbeeld door een tool waarmee klanten via je website zelf afspraken kunnen inplannen. Of een programma die facturen kant-en-klaar aanlevert en verstuurt. Gebruik een planningstool voor je social media om de content voor de komende maand klaar te zetten. Op die manier hoef je er niet meer naar om te kijken. Automatiseren betekent dus niet altijd dat al het werk automatisch gaat, maar dat je door de simpele taken in 1 keer in batch te maken en vervolgens gebruik te maken van automatisering zoals een planningstool scheelt het je toch tijd én headspace!
3. Makkelijk kunt automatiseren
Er zijn taken die je eenvoudig kunt automatiseren, bijvoorbeeld het opvolgen van betalingen. Regelmatig zijn ondernemers bezig om betalingsverzoeken en aanmaningen te versturen. Als je je factuur in een boekhoud- of facturatieprogramma hebt gemaakt, is het mogelijk om in te stellen dat het programma een herinnering stuurt van de factuur zodra de vervaldatum is geweest en de factuur nog niet is betaald. Dit scheelt je tijd in het controleren van de betalingen en het versturen van deze herinneringen.
4. Je weinig werkplezier geven
Ongetwijfeld zijn er terugkerende taken die je saai vindt of je frustreren. Bijvoorbeeld het maken van offertes of achter een openstaande factuur gaan. Ga na welke taken dit zijn en bedenk of het mogelijk is deze te standaardiseren of automatiseren.
Je weet nu welke taken je het beste kunt standaardiseren en automatiseren. Maar waarmee automatiseer je je bedrijf? Welke programma’s kun je hiervoor gebruiken? Hieronder vind je per onderdeel tips en aanbevelingen voor software om je bedrijf te automatiseren.
Social media
Wij maken een aantal posts per keer, meestal voor 2-3 weken. Dit doen wij in Trello, zodat we gemakkelijk met elkaar kunnen samenwerken. Deze plannen wij vervolgens in voor de komende drie weken, dit doen we met Later. Op die manier hoeven wij alleen nog reacties van posts in de gaten te houden, maar zijn we niet steeds bezig met ‘we moeten nog wat posten’. Daarnaast gebruiken wij templates in Canva om quotes, tips en story’s in te maken. Zo ziet alles er ook mooi consistent uit in onze huisstijl.
Facturen
Automatisch versturen van betaalbevestigingen en facturen bij aankoop via een webshop; automatisch versturen van herinneringen en aanmaningen bij ontbreken van betalingen; allemaal handige automatiseringen voor je administratie. Dit kan bijvoorbeeld met Moneybird.
Administratie
In Moneybird kun je ook automatische regels aanmaken voor herhalende taken. Je kunt bijvoorbeeld regels instellen voor het automatiseren van je boekhouding. Heb je veel dezelfde uitgaven dan kun je ervoor kiezen deze uitgaven automatisch aan een categorie te koppelen. Je kunt ook tools inzetten om Moneybird te koppelen aan andere programma’s, wij schreven eerder een blogpost over het koppelen van Moneybird aan Mollie. Daarnaast zijn er ook tools waarmee je gegevens uit je mail door kunt sturen naar je CRM systeem. Zapier is het programma dat je hiervoor kunt gebruiken.
Je e-mailmarketing automatiseren gaat je zó veel tijd schelen. Geen mailgroepen meer samenstellen in een excelletje voor het versturen van je nieuwsbrief of het opvolgen van een aankoop van de klant met een nieuwe aanbieding. De klant wordt op het juiste moment gemaild, met de juiste informatie. Wij gebruiken hiervoor MailBlue en hebben dit voor verschillende klanten helemaal ingericht. Wil je vast een start maken? Eerder schreven een blog over het opzetten van een sales funnel en over het starten van een nieuwsbrief.
Projecten en afspraken
Voor het bijhouden van projecten zijn wij fan van Asana. Een projectmanagement systeem waarin allerlei tools zitten waarmee je je werkproces kunt standaardiseren en automatiseren.
Met Calendly hoef je niet langer met elkaar te mailen om tot een afspraak te komen. Je koppelt het aan je agenda, geeft aan wanneer de afspraak mag plaatsvinden (hoe lang etc.) en de ander kan de afspraak inplannen.
Vragen
Krijg je regelmatig dezelfde vragen? Dan is je website misschien niet volledig genoeg en is het tijd om deze aan te passen. Voeg de gevraagde informatie toe aan bijvoorbeeld een veelgestelde vragen pagina.
Zou je wel wat hulp kunnen gebruiken bij het standaardiseren en automatiseren van terugkerende werkzaamheden? Neem contact met ons op.